Apertura
En este video vas a liquidar los sueldos de una empresa en Plataforma Contable: conectarla, cargar a sus trabajadores, completar su ficha, traer lo que se pagó antes, cargar el mes con la planilla, y liquidar y cerrar. Lo vamos a ver con un caso. La Espiga es una panadería de barrio en Recoleta. Prende el horno a las cinco de la mañana y tiene ocho trabajadores: dos maestros panaderos, ayudantes, una cajera, dos repartidores y una administrativa. Hasta agosto, los sueldos se hacían en otro sistema, y la dueña terminaba cada mes entre liquidaciones impresas y planillas. Daniela, su contadora, va a pasar sus sueldos a la plataforma. Vamos a hacerlo con ella, paso a paso.
La empresa
Lo primero es conectar la empresa con el SII: su RUT y su clave tributaria. Con eso se traen del SII la razón social, el giro, el régimen y el domicilio, y tú los revisas. Después eliges desde qué mes traer sus compras y ventas. La empresa queda creada y la plataforma empieza a traer sus movimientos, sin que tengas que esperar. Antes de cargar trabajadores, hay tres datos de la empresa que el cálculo necesita: que tiene trabajadores, la mutual con su tasa adicional, esta panadería está en la ACHS, con 1,70 %, y cómo paga la gratificación. Aquí es el artículo 50, el 25 % mensualizado, con tope.
Trabajadores
A Hernán, el maestro panadero, lo creo a mano para que veas qué pide la ficha. Primero su RUT y la fecha en que entró, marzo de 2019. Después sus datos personales y dónde vive. En previsión va su AFP, Capital. La mutual es la de la empresa, la ACHS. Su salud es Fonasa, así que se le descuenta el 7 %. Y la caja de compensación, Los Andes. El contrato es indefinido, de jornada completa, como maestro panadero, con un sueldo base de $950.000. La gratificación legal viene marcada: es el 25 % del sueldo, pagado todos los meses, con un tope de 4,75 ingresos mínimos al año. A Hernán le toca el tope: $219.115 al mes. Trabaja en la panadería, en Recoleta. La colación y la movilización, $60.000 y $40.000, no son imponibles: no pagan cotizaciones. Al final, dónde se le paga: su cuenta RUT, que tiene como número su mismo RUT, sin el dígito verificador. Con eso queda creado Hernán y su contrato. Al resto lo subo de una vez con la plantilla de empleados: un Excel con una fila por persona y las mismas columnas del formulario. Al subirla quedan creados los siete, y lo que les falte se completa en la ficha, que es lo que viene ahora.
La ficha
Que un trabajador esté creado no quiere decir que su ficha esté completa. Este filtro muestra a quién le falta algo, y cada fila dice qué. Lo más común es el plan de la isapre, que va en UF. Luis tiene 68 años, está pensionado por vejez en su AFP y sigue trabajando. Eso se marca en su ficha. Con la marca deja de cotizar en la AFP y en el seguro de cesantía, y la empresa no paga el SIS ni el aporte de la reforma: solo se le descuenta salud. Se carga además el monto de su pensión, porque el tope de su 7 % de salud se calcula descontándola. Si a alguien le cambia el sueldo o la jornada, no se pisa el dato anterior: se registra el cambio con la fecha desde la que rige; hoy la plataforma lo registra desde el primero de un mes. Los meses anteriores se siguen calculando con lo que estaba vigente. El anexo firmado lo puedes subir en Documentos, pero el cambio queda registrado aunque no lo subas.
Lo que se pagó antes
Esta panadería liquidaba en otro sistema hasta agosto. Cada mes, ese sistema genera el libro de remuneraciones electrónico, el LRE: el archivo CSV que se sube a la Dirección del Trabajo. Ese mismo archivo es el que se sube aquí, uno por mes. Si la empresa no lo tiene, a los trabajadores los cargas con la plantilla de empleados, y el mes en curso con la planilla del mes, que viene después. Antes de guardar nada te muestra el resumen: cuántos trabajadores trae, los totales de haberes, descuentos, líquido y aportes del empleador, y el asiento que se va a generar. Ese asiento es el sueldo del mes llevado a la contabilidad. Al debe va lo que le cuesta a la empresa: los sueldos y lo que aporta el empleador. Al haber, a quién se le debe: a los trabajadores su líquido; las cotizaciones, a las AFP, a la salud, al seguro de cesantía y a la mutual; y al fisco, el impuesto. Debe y haber suman lo mismo. Al confirmar, la plataforma centraliza el mes: deja enero confirmado y su asiento en el diario de la empresa, con su número. Así se ve en la plataforma, igual que cualquier otro comprobante. Se repite con cada mes, en orden, del más antiguo al más nuevo: febrero, marzo, abril, mayo, junio, julio y agosto. No es capricho: cuando en septiembre alguien tenga una licencia, las cotizaciones de esos días se declaran sobre lo que ganó en agosto, y para eso agosto tiene que estar. Al terminar, de enero a agosto queda cada mes cerrado, con su liquidación por trabajador y su asiento.
Septiembre con la planilla
Ahora, el mes que se va a liquidar. Lo que cambia de un mes a otro se carga en una sola planilla con tres hojas. En montos, bonos y otros conceptos: uno por fila. En horas, las extra de cada uno; Hernán hizo seis horas y media, y se escribe así, 6,5. En ausencias, las vacaciones, licencias e inasistencias, con sus fechas. Al subirla aparece qué va a entrar y qué no, con el motivo. Aquí una fila tiene un concepto que la empresa no usaba; se puede agregar desde el mismo aviso. Hasta que no le das a cargar no se guarda nada, y si subes la misma planilla otra vez, no se duplica.
Liquidar y cerrar
Arriba queda lo que impide cerrar. Aquí es una licencia que se subió sin decir de qué tipo es; sin eso no se puede declarar bien en Previred, así que el mes no se confirma hasta resolverla. En el desglose de cada trabajador está cada línea de su liquidación y cómo se calculó. Si un número no te cuadra, aquí ves de dónde viene. Al confirmar, primero ves qué va a pasar: se congelan las ocho liquidaciones y se genera el asiento de remuneraciones del mes, el mismo tipo de asiento que vimos con los LRE, ahora calculado acá. Septiembre queda cerrado y el asiento queda en el diario. El período contable no se cierra; eso lo decides tú. Si después hay que corregir algo, el mes se puede reabrir dejando el motivo, y el asiento se rehace. Y desde Descargar sacas las liquidaciones en PDF para los trabajadores, el LRE para la Dirección del Trabajo, y el archivo de Previred para pagar las cotizaciones.
Cierre
Cada uno de estos pasos tiene su guía escrita en el centro de ayuda, con más detalle. El enlace está en la descripción.
