Apertura
En este video vas a ordenar a los clientes y proveedores de una empresa. Vas a ver de dónde salen, fijar la cuenta de cada proveedor, darles un centro de costo, revisar cuánto debe cada uno y dar de alta uno a mano. Lo vamos a ver con un caso. Carnes del Valle es una carnicería de barrio. Le compra carne a un frigorífico y pollo a una avícola, y le vende a restaurantes, a un casino y a un hotel. Paula Fuentes, su contadora, ya la conectó al SII. El problema: todas sus compras quedaron en Gastos generales, y la carne no es un gasto del mes. Queda en la cámara, como mercadería.
De dónde salen
Paula abre Clientes y proveedores, en la pestaña Proveedores. No tuvo que cargar a nadie: salieron solos de las facturas que trajo el SII. Junto a cada uno está la actividad que tiene registrada en el SII: el frigorífico es un matadero de bovinos. Con un clic en el nombre se abre su ficha. Ahí puede corregir la razón social, el giro, la dirección y la comuna. Lo que no puede es eliminar a quien ya tiene documentos: la próxima sincronización lo volvería a crear. Y si llega un proveedor nuevo, «Actualizar desde documentos» lo agrega sin duplicar a los que ya están.
La cuenta de cada proveedor
En el libro de compras de septiembre, las facturas del frigorífico dicen Gastos generales. Mientras la plataforma no sabe nada de un proveedor, usa la cuenta predeterminada de la empresa. Para elegir la cuenta mira tres cosas, en este orden: la cuenta fijada en la ficha del proveedor, lo que aprendió de tus correcciones y, al final, la predeterminada. Paula vuelve a los proveedores y marca al frigorífico y a la avícola. Con «Cambiar cuenta» busca Mercaderías, y activa «Cambiar también los documentos que ya llegaron». Al confirmar, treinta y un documentos pasan a Mercaderías, y las facturas que vengan de estos dos entran ahí. Al gas le fija la cuenta Gas de la misma forma. Otras veces basta con corregir una factura. En junio, la de Higiene Industrial Maule está en Gastos generales. Paula elige «Cambiar cuenta», y el aviso lo dice: la próxima compra de este proveedor se va a sugerir con la cuenta corregida. Escribe «aseo» y elige Materiales de aseo.
Centros de costo
Si la empresa lleva centros de costo, cada cliente o proveedor puede tener uno por defecto. Paula crea uno en la configuración de la empresa: Restaurantes y casinos. Después, en la fila del Fogón, lo elige como su centro. Los documentos de ese cliente toman ese centro, y en cada documento lo puedes cambiar.
Cuánto debe cada uno
Los saldos están en el Auxiliar. En Por pagar aparece cuánto se le debe a cada proveedor, factura por factura y con sus días de atraso. Al frigorífico, casi ochenta y nueve millones de pesos. Arriba, el total separado por antigüedad. Esta empresa todavía no registra pagos, así que todo aparece pendiente. En Por cobrar, Paula busca al Fogón: le debe casi treinta y ocho millones, en veinte facturas. Cuando el restaurante paga una factura, Paula la registra con «Cobrar»: el monto, la fecha y si la plata entró al banco o a la caja. El saldo del cliente baja en el acto.
Dar de alta uno a mano
A veces un proveedor llega antes que su primera factura. Paula busca a Envases del Maule, que le vende las bandejas y las bolsas, y no aparece. Con «Agregar contraparte» escribe su RUT y su nombre. Queda en la lista sin documentos, y con su actividad del SII. Cuando llegue su primera factura, la plataforma lo va a reconocer por el RUT, sin duplicarlo.
Cierre
Cada paso tiene su guía escrita en el centro de ayuda, y la dirección está en pantalla.
