Armar la contabilidad completa de una empresa recién conectada

Cuando conectas una empresa, la plataforma trae sus compras, ventas y honorarios del SII y los contabiliza sola. El balance cuadra desde el primer día, pero cuadrar no es estar completo: faltan los comprobantes que el SII no trae. Aquí van los pasos con un caso: Carnes del Valle SpA, una carnicería que compra carne y pollo para revenderlos, conectada desde enero y revisada a septiembre.

1. Revisar lo que llegó del SII

1. En Compras y Ventas, revisa el mes. Si todos los documentos dicen «Contabilizado», no queda nada pendiente. Si hay alguno sin contabilizar o en revisión, el libro tiene un filtro para cada estado: resuélvelos antes de seguir.
2. En la pestaña Compras, mira a qué cuenta se fue cada factura. Un proveedor sin cuenta propia se va a una cuenta de gasto general.
3. Abre el Balance con Acumulado del ejercicio. Ahí se ve lo que falta: compras de mercadería registradas como gasto, el IVA crédito y el IVA débito todavía con saldo, y un resultado al que le falta el costo de ventas.

2. Mandar las compras de mercadería a su cuenta

1. En Clientes y proveedores, marca los proveedores de la mercadería (en el caso, el frigorífico y la avícola).
2. Aprieta Cambiar cuenta, busca la cuenta de compras y elige Mercaderías, del activo.
3. Activa Cambiar también los documentos que ya llegaron. Así las facturas anteriores también pasan a esa cuenta, no solo las que vengan.
4. Confirma. La plataforma dice cuántos documentos cambió, y las próximas compras de esos proveedores llegan con la cuenta nueva.

Repite lo mismo con cada proveedor que deba ir a una cuenta propia (en el caso, el gas a Gas y los artículos de aseo a Materiales de aseo).

3. Contabilizar el IVA de cada mes

Cada mes, el IVA crédito se descuenta del IVA débito, y lo que queda es el IVA por pagar del F29. Ese es el asiento de liquidación, y la plataforma lo arma desde el F29.

1. En Declaración mensual (F29), abre el primer mes y aprieta Ver F29 detallado.
2. Abajo, en Asientos de este F29, aprieta Contabilizar. Quedan dos asientos: la liquidación del IVA y la provisión del PPM del mes.
3. Repite en cada mes, en orden.

En el balance, el IVA crédito y el IVA débito quedan en cero. Lo que corresponde pagar está en IVA por pagar, y el PPM del año queda en el activo, para descontarlo del impuesto de primera categoría en la declaración de renta. Si un mes el crédito fue mayor que el débito, el sobrante queda en IVA crédito como remanente para el mes siguiente.

4. Cargar los saldos de apertura

El balance necesita con qué partir: los saldos al 31 de diciembre del año anterior, que salen del balance de cierre de ese año.

1. Desde Nuevo, abre Nuevo comprobante y elige el tipo Apertura. La plataforma avisa que hay una pantalla para eso: Saldos de apertura.
2. Elige la empresa, busca cada cuenta en la grilla y anota su saldo. En el caso: banco $3.200.000, mercaderías $4.500.000, capital pagado $5.000.000 y resultados acumulados $2.700.000.
3. Cuando el debe y el haber suman lo mismo, aprieta Registrar apertura.

Más detalle en la guía «Cargar los saldos de apertura».

5. Hacer el costo de ventas

La mercadería que se compró no quedó toda en bodega: la mayor parte se vendió. El costo de ventas sale de un inventario físico:

Costo de ventas = inventario inicial + compras − inventario final

En el caso, con un inventario de $5.200.000 al 30 de septiembre, el costo es $82.054.700.

1. Desde Nuevo, abre Nuevo comprobante y elige el tipo Traspaso, con fecha de cierre del período.
2. Escribe una glosa que diga de dónde sale el monto.
3. Al debe, Costo de mercaderías vendidas. Al haber, Mercaderías, por el mismo monto.
4. Cuando cuadra, aprieta Crear comprobante.

6. Revisar el balance

Abre el Balance y revisa la naturaleza de cada cuenta:

• Activos, con saldo deudor: banco, clientes, la mercadería que queda y el PPM.
• Pasivos, con saldo acreedor: proveedores, honorarios por pagar y los impuestos del F29.
• IVA crédito e IVA débito: en cero, salvo un remanente.
• Capital: acreedor. Costo de ventas, como todo gasto: deudor.

Lo que queda abierto en clientes, proveedores, honorarios e impuestos se salda con los cobros y pagos del banco: eso está en la guía de conciliación bancaria. Con esto, el resultado del período ya se puede leer: es la utilidad antes de impuesto.

Después, cada mes se repite lo de la guía «La contabilidad de cada mes, paso a paso».